CMI – DES LOGICIELS TRÈS CIBLÉS
Partenaire officiel d’OFISA informatique depuis une année pour l’intégration de ses logiciels en suisse romande, CM Informatik (CMI) offre une palette d’applications spécifiques et très ciblées aux collectivités publiques ainsi qu’aux administrations.
UN LEADER EN LA MATIÈRE
Fondée en 1987 et forte de plus de 50 collaborateurs, la société CMI se particularise par une solide présence en Suisse alémanique, dans 17 cantons et près de 600 villes et communes. Ses applications telles que la gestion des archives, jetons de présence, annuaire des autorités, gestion des procès verbaux ou encore gestion des affaires forment une palette très complète d’outils de gestion au sein des administrations publiques et privées.
PREMIÈRE IMPLÉMENTATION DU LOGICIEL CMI AXIOMA EN SUISSE
ROMANDE
Afin de réduire la quantité de papier devenant de plus en plus volumineuse, la commune fribourgeoise de Romont à opté pour la solution CMI AXIOMA pour la gestion des affaires et des procès-verbaux.
UNE COLLABORATION FRUCTUEUSE
Après quelques rencontres régulières entre OFISA Informatique et la commune de Romont pour affiner les besoins, des modèles de documents ont été créés, un plan de classement à été défini puis la commune de Romont a dû mettre en place une structure à sa convenance. Enfin les collaborateurs et les conseillers communaux ont été formés sur le nouveau système au moyen d’une base de données test, permettant ainsi à tous les utilisateurs de se faire la main avec le logiciel de gestion. Par la suite, les conseillers communaux ont pu consulter à distance les procès-verbaux et les divers documents au moyen d’une tablette électronique. C’est ainsi que, le 11 juin 2018, la première séance du Conseil communal s’est déroulée avec la solution CMI AXIOMA pour la gestion des procès-verbaux et qui fait donc de la commune de Romont la première commune romande à utiliser la solution CMI AXIOMA pour la gestion des affaires et des procès-verbaux.
GESTION MOBILE
Qui dit efficacité dit aujourd’hui une totale adaptation aux vecteurs actuels et une mobilité sans faille. CMI, par le biais d’OFISA Informatique, ne peut se permettre le développement du transfert d’informations sans compter sur les solutions mobiles pour tous les périphériques, du PC au smartphone, en passant par la tablette. En effet, la gestion mobile donne la possibilité d’explorer des dossiers, de gérer une séance ou même de collaborer avec une unité extérieure à distance.
Quelques impressions de Monsieur Yves Bard (secrétaire communal de la commune de Romont) au sujet du logiciel CMI AXIOMA:
Quelles sont les raisons qui ont amené la commune de Romont à la décision d’introduire CMI AXIOMA ?
Depuis plusieurs années, ce projet intéressait le Conseil communal. La quantité de papier devenant de plus en plus volumineuse, dans le cadre de l’élaboration des budgets 2018, la décision a donc été prise de démarrer le projet de gestion des procès-verbaux de manière électronique. Pour les membres de l’Exécutif, plusieurs avantages sont à mettre en évidence : d’abord, ils n’ont plus la nécessité de se déplacer à l’administration pour venir retirer les procès-verbaux. D’autre part, avec la gestion électronique, les recherches sont très faciles. Avec l’introduction de CMI AXIOMA, il est aussi possible d’introduire au dernier instant de nouveaux objets à traiter, même quelques heures avant une séance du Conseil communal. Les informations sont alors disponibles de suite pour tous les membres de l’Exécutif. Pour les « politiques », la prise de connaissance des dossiers et de leurs annexes est très aisée en travaillant de manière électronique.
Comment s’est déroulé le projet ?
Avant de débuter le projet à proprement parler, notre commune a constitué un groupe de travail qui est allé rendre visite à quelques communes qui travaillaient déjà avec des systèmes de gestion électronique. Nous avons ainsi constaté ce qui fonctionnait bien mais surtout ce qui ne fonctionnait pas à notre convenance. Après quelques visites et démonstrations, nous avons opté pour le logiciel CMI AXIOMA. Après ce choix, des rencontres régulières avec CMI et OFISA Informatique se sont déroulées pour affiner nos besoins. Il y a eu alors toute la phase de « programmation du système » : qui seront les utilisateurs de l’administration et du Conseil communal ? Quels seront leurs droits, qui peut traiter des affaires ? Quels modèles de documents faut-il créer ? Quel plan de classement faut-il utiliser ? Quelle structure devons-nous mettre en place (service par service, dicastère par dicastère) ? Enfin, les collaborateurs et les Conseillers communaux ont été formés sur le nouveau système au moyen d’une base de données « test », permettant ainsi à tous les utilisateurs de se faire la main avec ce nouveau logiciel de gestion. Les Conseillers communaux ont reçu des tablettes portables leur permettant de consulter à distance les procès-verbaux et les documents annexés.
C’est ainsi que le 11 juin 2018, la première séance du Conseil communal s’est déroulée avec notre nouveau logiciel électronique de gestion des procès-verbaux.
Quand vous parlez de quitter le papier, quel est le défi que vous deviez faire face ?
Le plus grand défi à relever n’est pas la maîtrise du nouveau logiciel mais le changement des habitudes des utilisateurs, l’appréhension du changement. Comme pour tous les changements, au début, l’être humain est contre mais, petit à petit, avec les explications données et les formations dispensées, le personnel a totalement adhéré à la nouvelle manière de travailler. Un autre défi consistait à introduire une gestion électronique des procès-verbaux en adaptant cet outil aux processus en place, sans changement du fonctionnement en place.
Quelle serait votre conclusion ?
Après une petite phase d’adaptation, tous les intervenants au projet ont trouvé leurs repères. Les séances du Conseil communal se déroulent à notre entière satisfaction avec le logiciel CMI AXIOMA. L’introduction de ce logiciel de gestion des procès-verbaux s’est bien déroulée. Il faut maintenant que les utilisateurs exploitent la totalité des fonctionnalités offertes par le logiciel.
Pour toute information concernant CMI AXIOMA, contactez:
OFISA Informatique SA
Ch. de la Rueyre 120, 1020 Renens
Rue de la Fontaine 5, 204 Genève
Tél. 021 321 51 11 | info@o-i.ch
