Édito
La mise en place de nouveaux produits et de nouvelles technologies n’est en soi jamais chose aisée. Elle nécessite de notre part une écoute attentive de vos besoins et un accompagnement au changement de tous les instants. Notre objectif est que vous puissiez maîtriser et utiliser les logiciels efficacement et, au final, vous sentir comme « un poisson dans l’eau ».
Notre brochure évoquera la commune vaudoise d’Épalinges, qui nous fait confiance à la fois pour la maintenance de son infrastructure technique et pour sa gestion administrative avec notre solution communal.ch. Nous la remercions chaleureusement.
Dirigeons-nous ensuite vers l’est et la belle commune fribourgeoise de Romont, pour évoquer la mise en œuvre du logiciel de PV de séances CMI AXIOMA, qui propose une orientation résolument mobile par le biais des tablettes.
Nous présenterons également le produit AbaCliK, qui met également la mobilité au service de l’administration, ainsi que notre toute nouvelle application de gestion de sites internet, disposant d’office de son app IOS / Android intégrée !
L’ART SUBTIL D’ANTICIPER DEMAIN
En début d’été, nous avons été accueillis de manière fort sympathique au cœur du service des finances de la commune d’Épalinges par M. Jean-François Niklaus, boursier communal, et M. Thomas Nawotka, boursier communal adjoint. Le but de notre visite était de parler de leurs expériences face au basculement, il y a deux ans, de leur ancien logiciel de gestion vers celui de communal.ch.
Nous avons également trouvé judicieux d’avoir les avis « de terrain » de deux collaboratrices du service : Mme Christine Joye, responsable facturation-bourse (salaires, comptes bancaires et poste), et Mme Florence Griffiths, préposée à la « délicate » taxe déchets. Leurs remarques quant à l’adoption de communal.ch, par le biais d’Abacus et de Nest, ont été des plus intéressantes.
Un grand pas en avant
Si les bandes magnétiques et le télex d’autrefois ne manquent pas forcément à Mme Joye, les capacités des anciens logiciels comptables de la commune lui semblaient plus pointues, mieux adaptées aux exigences d’une époque désormais révolue. Mais c’est sans grande mélancolie qu’elle reconnaît les aspects pratiques et surtout logiques dans ce passage fondamental à communal.ch. Malgré leurs importantes différences face aux anciens logiciels, Abacus et Nest offrent à ces utilisatrices un confort peu commun. Mais on ne peut profiter pleinement dudit confort sans un minimum d’engagement. C’est M. Nawotka qui soulignait l’importance d’aborder aujourd’hui le traitement des données de manière très rigoureuse, ce qui sollicite une grande concentration. Si l’outil communal.ch est plus que compétitif, il n’en reste pas moins exigeant. Fini les fins réglages et autres « bidouillages ».
C’est vraiment top, mais…
Il semble également que, face à ces logiciels modernes, il faut savoir raison garder. Il ressort que vouloir aller trop loin ne garantit pas forcément la réussite. Des limites doivent être posées dans le sens d’une exploitation pragmatique et réaliste. Et c’est sur le terrain, au quotidien, que les utilisateurs et les utilisatrices obtiennent les meilleurs résultats. L’autoformation offre alors tout son potentiel. L’horizon MCH2, par exemple, par son concept de simplification et de refonte des règlements, apportera aux communes bon nombre de paramètres actualisés et pérennes.
Une veille constante
Et si l’application propre aux salaires semble géniale et celle de la facturation au top, il n’en reste pas moins que, de temps à autre, des améliorations soient souhaitées par le client. Il ne s’agit pas uniquement de l’efficacité d’Abacus ou de Nest, mais aussi des responsabilités d’OFISA Informatique. Tout au long de l’année, chaque question remonte à l’éditeur et est traitée de manière que, à chaque release, les solutions soient apportées.
On peut aussi rappeler que sur le plan de la formation, les communes peuvent à tout moment s’enquérir des nouveautés, des applications et des adaptations nécessaires. D’ailleurs, un catalogue de cours est en préparation, en particulier par vidéo.
Et même si quelques souvenirs avaient, auprès de certains utilisateurs, un petit goût vintage, le passage vers le futur n’enlève pas ce sentiment d’intime collaboration, d’interaction entre le numérique et l’humain, voire d’étroite proximité qu’OFISA Informatique privilégie avec « ses » communes et les gens qui les gèrent avec tant de talent et de passion.
SOUTIEN TECHNIQUE AU QUOTIDIEN
Quelques jours après avoir rencontré les deux responsables financiers de la commune d’Épalinges, nous les retrouvons afin de connaître les diverses impressions relatives à un remplacement global des infrastructures matérielles de la commune. Les thèmes concernant le stockage et les solutions de sauvegarde des données, ainsi que l’utilisation des serveurs, ont également été abordés.
Rédaction
Il y a deux ans, vous avez confié à OFISA Informatique et à son service technique le mandat pour le remplacement complet de votre hardware. Quelle était la raison ?
J.-F. Niklaus
Je connaissais OFISA Informatique depuis près de dix ans déjà. Mes expériences antérieures avec cette société ont toujours été positives, et ce n’est pas un simple réflexe qui nous a incité à nous adresser à elle, mais une élémentaire logique : on ne change pas une équipe qui gagne. En effet, nous devons pouvoir nous reposer à 150% sur notre partenaire.
Une migration de cette importance ne vous a-t-elle pas posé des problèmes ?
Pas plus que pour le simple remplacement d’unités informatiques standards. Et je dirais même qu’aucune difficulté majeure ne s’est présentée. Avec un cahier des charges très strict, nous avions effectué des recherches auprès de différents spécialistes dans ce domaine, mais au final, OFISA Informatique nous offrait la solution la mieux adaptée à nos besoins. Nous avons donc opté pour une collaboration construite sur l’efficacité, la confiance et la rigueur que nous connaissions de sa part.
Quels points forts retirez-vous de cette migration ?
La maîtrise par OFISA Informatique des divers processus de remplacement du matériel et de transfert de toutes nos données nous a vraiment rassurés. Pas de bug, pas de coupure et, surtout, pas de temps perdu. Aucune incidence sur nos activités n’a été constatée, ni sur notre mode de fonctionnement ou sur les activités de nos collaborateurs.
Vous avez adopté le concept RAPIDO. Pourquoi ?
Avec une population de 9500 habitants, une bonne gestion financière se doit de ne poser aucun problème. Il y a quelques années, nous pouvions intervenir nous-mêmes sur certains paramètres ; aujourd’hui ce n’est absolument plus possible. Un système qui nous garantit la sécurité du bon fonctionnement de nos infrastructures et de nos services est fondamental. En plus, on a l’âme plus sereine ! Le fait de pouvoir compter dans l’heure sur une assistance technique telle que celle d’OFISA Informatique et de pouvoir gérer et contrôler nos opérations de manière très ponctuelle est un plus indéniable. De même pour leur représentant, une vision d’ensemble de notre SI lui permet alors de réagir rapidement pour optimiser certains éléments importants. Cela nous décharge de bien des points de gestion et nous permet de nous focaliser sur notre core business. Ce qui nous offre également une excellente vision à moyen et à long terme des objectifs d’exploitation et de développement de nos systèmes.
Rappel
RAPIDO est un service assurant la maintenance de votre environnement informatique, garantissant une disponibilité maximale, sur demande ou dans le cadre de contrats d’entretien annuels. RAPIDO garantit un fonctionnement optimisé, des mesures correctives proactives et un budget informatique maîtrisé.
Bientôt vous effectuerez le passage à Windows 2016 ainsi qu’à la suite d’Exchange 2016. Avez-vous des craintes pour vos serveurs virtuels lors de cette migration ?
Nous n’avons aucune appréhension à ce sujet. La structure même du partenariat que nous avons avec OFISA Informatique nous assure des phases de transition parfaitement sous contrôle. Que ce soit sur le plan du matériel, des serveurs ou encore des unités de stockage et de sauvegarde, nous sommes pleinement rassurés. Notre mission est d’être au service de nos concitoyens, et c’est avec la meilleure technologie que nous y arrivons.
L’APPROCHE CMI: 3 SOLUTIONS EN 1
Grâce à la nouvelle solution entièrement intégrée pour l’administration scolaire, vos processus administratifs sont maîtrisés, y compris la gestion des protocoles et des fichiers.
1 La gestion des écoles basées sur la plate-forme des solutions CMI offre des fonctionnalités pratiques et complètes pour les étudiants, les enseignants ainsi que pour les différentes matières.
2 Les utilisateurs peuvent ainsi effectuer tant leurs tâches spécialisées dans le domaine de l’enseignement que leurs autres tâches administratives avec une seule et même solution. Des applications web et mobiles sont disponibles pour la direction de l’école ainsi que pour le corps enseignant.
3 De plus, les contenus peuvent être publiés sur le site web de la communauté scolaire. Les employés de l’administration peuvent aussi gérer tous les dossiers grâce à cette unique solution. Ces derniers peuvent également être liés à l’administration générale, par exemple autorités politiques.
Fonctionnalités principales
- Gestion des écoliers
- Gestion des classes
- Gestion administrative
- Gestion des données de base
- Suivi de la structure journalière
- Mesures d’éducation spécifiques
- Concept d’autorisation de niveau approprié
- Inscription, changement de classes et transferts scolaires
- Statistiques liées aux élèves et aux écoles
- Interface du bureau de l’enseignant(e) à l’administration communale
1re MISE EN PLACE DES LOGICIELS CMI PAR OFISA INFORMATIQUE!
Afin de supprimer la quantité de papier devenant de plus en plus volumineuse, la commune fribourgeoise de Romont a opté pour la solution CMI AXIOMA pour la gestion des affaires et des procès-verbaux.
Après quelques rencontres régulières pour affiner les besoins, des modèles de documents ont été créés, un plan de classement a été défini puis la commune de Romont à dû mettre en place une structure à sa convenance.
Enfin, les collaborateurs et les conseillers communaux ont été formés sur le nouveau système au moyen d’une base de données test, permettant ainsi à tous les utilisateurs de se faire la main avec le logiciel de gestion.
Par la suite, les conseillers communaux ont pu consulter à distance les procès-verbaux et les divers documents au moyen d’une tablette électronique.
C’est ainsi que, le 11 juin 2018, la première séance du Conseil communal s’est déroulée avec la solution CMI AXIOMA pour la gestion des procès-verbaux.
Nous vous en dirons davantage sur cette expérience lors de la prochaine édition.
http://ww.o-i.ch/marche-public
Gestion mobile
La gestion mobile vous donne la possi-bilité d’explorer des dossiers, de gérer une séance ou même de collaborer avec une unité extérieure à distance.
ABACLIK: COLLECTER, ORGANISER, PARTAGER
Le thème principal de cette brochure est l’importance que prend la mobilité dans notre quotidien. L’informatique actuelle se doit d’anticiper et de développer l’usage toujours plus facile et efficace de ses vecteurs (smartphone, tablette, PC) et de leurs applications.
L’administration devient un plaisir
L’application business AbaCliK gratuite* permet de collecter toutes sortes d’informations, d’attribuer des projets ou des clients et de synchroniser, contre paiement, les données avec Abacus Business Software. AbaCliK simplifie le traitement des notes de frais, des prestations générales, de la gestion du temps de travail, des processus ESS (employee self service), des procédures de visa et des frais de voyage. Bref, un nouvel outil indispensable dans la gestion administrative si souvent rébarbative, mais hélas fondamentale.
De multiples fonctions et différentes langues
AbaCliK numérise et optimise de nombreux processus de travail. L’app est disponible en allemand, français, anglais, espagnol, italien et portugais. Elle fonctionne aussi sans connexion internet. Toutes les données peuvent être saisies off line et synchronisées ultérieurement avec le logiciel de gestion d’entreprise Abacus. Outre les fonctions citées plus avant, AbaCliK offre d’autres app telles qu’une messagerie permettant à l’employeur de joindre immédiatement chaque membre de son personnel (pas de localisation d’un collaborateur ni récolte d’informations sans son accord). Elles permettent également la signature électronique (pas d’originaux à conserver), la transmission de rapports de tous types et l’envoi de courriels à des tiers.
*Téléchargement gratuit dans Apple App Store pour iOS et dans Google Play Store pour Android.
Les réels avantages
- tâches administratives simplifiées, économie de temps et d’argent
- pense-bêtes, consommation de papier et saisies multiples obsolètes
- procédures entièrement numérisées et simplifiées
- traitement immédiat et mobile des opérations commerciales
- utilisation intuitive et haut niveau de satisfaction
- effets positifs sur la motivation des collaborateurs
- controlling efficace grâce aux informations de qualité et toujours actuelles
- données disponibles en temps réel dans Abacus Business Software
- utilisable dans tous les secteurs d’activité
- respect des obligations légales
Une implémentation simple et avantageuse en quatre phases
- analyse des processus et élaboration des solutions
- mise en place de la solution logicielle mobile
- tests et formation des collaborateurs
- démarrage effectif
MISE À JOUR DES LOGICIELS
Pourquoi migrer ?
Raisons pour lesquelles il est important que votre environnement communal.ch suive les évolutions transmises par les éditeurs.
ABACUS
L’éditeur maintient son support sur trois versions (trois ans), la fin de support d’une version correspond à la sortie du premier service pack de la version suivante (printemps).
NEST
La situation est un peu différente, l’éditeur arrête les développements d’une version au bout de deux ans (correctif, etc.), mais il continue à délivrer du support plus longtemps. Parallèlement à cette règle, les versions apportent leur lot de fonctionnalités et d’améliorations. Pour pouvoir en bénéficier, il est impératif que votre environnement soit migré et corresponde à une version donnée. Il n’y a pas de règle stricte pour une concordance de versions entre ABACUS et NEST, une analyse est réalisée à chaque migration pour savoir si les fonctionnalités de l’un soient gérées par l’autre.
Comment migrer ?
OFISA Informatique vous propose plusieurs options pour effectuer ces migrations
- Votre migration est réalisée en régie ou au forfait et fait l’objet d’une offre
- Ces migrations sont comprises dans le contrat d’assistance à l’exploitation que nous vous proposons une fois le projet d’intégration des logiciels terminé
Le contrat d’assistance à l’exploitation propose trois niveaux
BRONZE
Il fixe les besoins de support, de helpdesk et de hotline des utilisateurs.
ARGENT
Il englobe, en plus des prestations décrites, celles qui sont nécessaires à la migration de votre environnement pour une période donnée.
OR
Il additionne l’assistance nécessaire aux différents travaux liés à l’environnement acquis.
Ce contrat vous fait bénéficier de plusieurs avantages.
- Vous maîtrisez votre budget annuel d’exploitation
- Vous vous épargnez le contrôle systématique des factures d’assistance
- Vous pouvez connaître et analyser la consommation d’heures en termes de sollicitation de notre support pour l’ensemble de vos départements
- Vous pouvez savoir si l’organisation de formations ne permettrait pas de diminuer la consommation de vos collaborateurs ainsi que vos coûts
Quand migrer ?
Une séance kick off permettra à l’ensemble des interlocuteurs de déterminer la période la plus propice pour sa réalisation, ainsi que de tenir compte de leurs disponibilités.
Conseil
L’utilisation d’un environnement de tests vous donne la possibilité de valider vos processus métier en toute quiétude et de réduire l’impact de votre migration sur les utilisateurs et votre productivité.
UNE NOUVELLE SOLUTION DE SITE INTERNET EST DISPONIBLE
OFISA Informatique propose désormais aux communes une toute nouvelle solution de site internet se déclinant sous trois différents modèles de base au choix, qui sont personnalisables en fonction des besoins de la commune.
N’hésitez pas à nous contacter pour une démonstration de la solution !
- 021 321 51 11
- info@o-i.ch
En plus d’un look avant-gardiste, la nouvelle solution intègre une application mobile que le citoyen pourra télécharger gratuitement !
L’habitant pourra s’informer sur les différentes actualités au sein de la commune et pourra aussi recevoir des notifications de chantier ou même retrouver ses différents centres d’intérêt autour de lui.
EVENTS DE L’ANNÉE
Club des utilisateurs BDI-Commune
Les 25 avril (Contrôle des habitants) et 3 mai (partie Finance et comptabilité) : ce club a lieu chaque printemps depuis trente ans (en 1988)
UCV 2018
Bavois, le 9 juin 2018
Smart City Day
Fribourg, le 13 septembre 2018
Club des utilisateurs NEST/ABACUS
Mövenpick Hotel Lausanne, le 11 octobre 2018
