édito
CONSTRUIRE, AGRANDIR, RENOVER, CHANGER
La nouvelle année est là, porteuse de promesses, de changements et de nouvelles réalisations. Le changement est précisément le fil rouge du deuxième numéro de notre brochure qui, j’en suis convaincu, ne manquera pas de vous intéresser. Nous avons cédé la parole à M. Fabrice Weber, chef des Finances d’Yverdon-les-Bains, qui dresse un bilan de l’introduction du nouveau plan comptable orienté MCH2 dans la capitale du Nord vaudois. Il y évoque la démarche et les outils qui ont été utilisés, en prodiguant en filigrane quelques conseils d’expert afin de bien poser les fondations d’un édifice essentiel. Construction encore : OFISA informatique s’agrandit ! Plus d’une dizaine de nouveaux collaborateurs nous ont rejoints en 2017. Nos locaux ont doublé de surface afin de mieux nous organiser et vous servir ! Le téléphone fixe, quant à lui, a été relégué au musée au profit de casques sans fil qui nous ont rendus plus autonomes et interactifs. Place est aussi faite à plusieurs témoignages de nos clients. Je les remercie de leur contribution et du temps qu’ils nous ont accordé. Finalement, vous trouverez un retour illustré de notre premier Club des utilisateurs qui a été marqué par une excellente présentation des applications disponibles sur tablette et smartphone. Notre mission est avant tout de mieux vous servir en vous apportant les bons outils. En mon nom, toute l’équipe d’OFISA informatique vous présente ses meilleurs vœux pour cette nouvelle année.
Service technique / Rolle
Chi va rapido va sano
En poste depuis un an, Mme Marielle Vontobel, cheffe du Service des finances et de l’informatique de la commune de Rolle, nous a reçus en octobre dernier. Nous avons alors abordé la question
de l’adoption du service RAPIDO proposé par OFISA informatique.
Pourquoi votre commune a-t-elle délégué la gestion de son parc informatique ?
Marielle Vontobel : Depuis des années, notre commune a opté pour un partenariat pérenne avec un spécialiste informatique. La solution pour la gestion de notre parc informatique avec RAPIDO me semblait évidente. Seule l’efficacité primait. OFISA informatique, par son immense expérience collaborative avec les communes, nous garantissait une approche très pragmatique. Et le fait de pouvoir profiter en permanence de ses conseils est très utile. Les nombreux contacts établis lors de séminaires ou d’échanges intercommunaux nous confirment qu’OFISA informatique n’est pas uniquement un prestataire de services, mais aussi un partenaire, 100% à notre écoute.
Quelle est la plus-value du service RAPIDO ?
Il s’agit de répondre avec succès aux besoins du moment. La réactivité du service technique d’OFISA informatique nous permet de travailler de manière sereine. De plus, il ne s’agit pas d’un simple suivi technique, mais d’une veille constante et anticipative du bon fonctionnement de nos outils de travail. Et on ne nous laisse jamais tomber.
Si vous deviez décrire le service RAPIDO en trois mots ?
En quatre : efficient, proactif, rapide… et sûr.
Quelles améliorations seraient envisageables ?
Face aux très rapides changements dans nos domaines, ne parlons pas d’améliorations, mais plutôt d’évolutions. D’ailleurs, OFISA informatique, grâce à la compétence de ses collaborateurs, nous aide aussi dans ces visions à moyen et long terme. Envisagez-vous une administration communale sans ce type de prestation ?
Un tel outil de gestion, dans tous les secteurs de nos administrations, ne peut être qu’un investissement majeur et rentable.
RAPPEL :
RAPIDO est un service assurant la maintenance de votre environnement informatique, garantissant une disponibilité maximale, sur demande ou dans le cadre de contrats d’entretien annuel. RAPIDO garantit un fonctionnement optimisé, des mesures correctives proactives et un budget informatique maîtrisé.
rencontre / mch2
MCH2, l’EVOLUTION FONDAMENTALE SOUTENUE PAR YVERDONS-LES-BAINS
La commune d’Yverdon-les-Bains est en constante évolution et résolument tournée vers l’avenir. Début 2017, elle s’est dotée d’un nouveau logiciel financier, ABACUS et d’un plan comptable orienté MCH2, nouvelle version du plan comptable harmonisé. M. Fabrice Weber, chef du Service des finances, de l’informatique et du SIT, nous en dit plus sur un processus qui a permis à la capitale du Nord vaudois de devenir un véritable pionnier.
Quelles sont les grandes étapes de l’introduction de MCH2 en Suisse ?
Fabrice Weber Les années septante ont vu la naissance du premier modèle comptable harmonisé (MCH1) par le biais de la Conférence des directeurs cantonaux des finances (CDC). Le but était d’offrir une lecture uniforme des comptabilités des collectivités publiques. Depuis, toutes les administrations ont basculé sur MCH1 jusqu’à la fin des années 2000. Et ce plan a très bien fonctionné toutes ces années. L’introduction des nouvelles normes comptables internationales IPSAS ainsi que le modèle comptable de la Confédération
ont mis en évidence la nécessité de faire évoluer ce référentiel. Il fallait s’approcher des réalités comptables du privé tout en gardant des possibilités propres aux finances publiques. Les statistiques et les indicateurs financiers devenaient des outils indispensables à la bonne perception des comptabilités publiques. Cette évolution a amené la CDC à proposer une nouvelle version du modèle de compte harmonisé en 2008, soit « MCH2 : modèle comptable harmonisé pour les cantons et les communes », suivie d’une actualisation en juin 2017.
Qu’apporte l’introduction de MCH2 ?
De nombreux changements : un vocabulaire plus adapté, une évolution du plan comptable et de la classification fonctionnelle ainsi qu’un compte de résultat à deux échelons, des recommandations sur la réévaluation du patrimoine et finalement une nouvelle structure de fonds propres et l’étendue de la consolidation. La présentation des comptes doit offrir une vision conforme à la réalité financière correspondant à l’état réel du patrimoine, des finances et du résultat. Le tableau de flux de trésorerie permet une meilleure évaluation de la situation financière de la collectivité.
Quelle démarche avez-vous adoptée pour le passage à MCH2 ?
Nous avons élaboré une table de conversion de MCH1 vers MCH2. Il fallait identifier toutes les correspondances. À ce titre, MCH2 n’est pas forcément compatible avec MCH1 ; l’adaptation des comptes par nature et la subdivision des divers comptes sont des exercices rigoureux. Une adaptation du plan comptable existant avant la bascule est recommandée pour simplifier la migration. Une revue de la comptabilité des immobilisations, de ses catégories de placement en lien avec la politique d’évaluation du patrimoine et de l’amortissement a aussi été opérée.
Pourquoi avoir remplacé le logiciel de l’époque par la solution communal.ch regroupant les logiciels NEST et ABACUS ?
La mise en place de MCH2 redéfinit les processus comptables. Le logiciel en place avait vieilli et devait être remplacé afin de pouvoir s’adapter à ces contraintes et surtout être capable d’accueillir le nouveau plan comptable. L’ERP NEST pour la facturation et surtout l’ERP ABACUS pour l’exploitation, tels les classifications comptables ou les rapports modulaires, ont parfaitement rempli leur tâche.
Quel a été le rôle d’OFISA informatique dans ce changement ?
Outre la pure gestion de projet, OFISA informatique a su nous apporter une réelle plus-value lors du basculement de l’ancien vers le nouveau plan. Mme Anabela Zimmitti, cheffe de projet comptable, a su mettre en évidence les possibilités du nouveau logiciel, organiser la formation et le transfert de compétences. Le fonctionnement financier décentralisé de la commune, avec ses onze services, ainsi que la volonté de changement et la conversion technique du plan comptable ont été des défis de taille. Imaginez le personnel financier d’un service changeant à la fois de logiciel et de plan comptable ! À ce stade, une documentation sous la forme de mode d’emploi est primordiale pour accompagner de manière optimale un(e) collaborateur(trice) de saisie. Il est ainsi important que chacun ait le temps d’apprivoiser son nouvel environnement de travail.
Quelles sont vos recommandations aux boursiers qui seront confrontés à ce défi ?
Premièrement, s’assurer que son logiciel soit capable de recevoir MCH2 et permettre d’offrir des exploitations modernes et évolutives. Deuxièmement, se former sur les recommandations et les dispositions légales de MCH2 et bien maîtriser l’évolution que représente ce basculement. Des cours sont disponibles dans différentes structures présentes dans le canton, que ce soit à l’UCV ou à l’IDHEAP. Troisièmement, épurer son plan comptable des comptes inutiles ou déjà clôturés. Quatrièmement, remplir avec soin sa table de conversion de MCH1 vers MCH2. Plusieurs comptes peuvent être subdivisés, ce qui peut augmenter leur nombre. Le paramétrage du logiciel est important, il doit être suivi de tests de fonctionnement et de reprise des données. Il faut pouvoir présenter une comptabilité et une classification à la fois sur MCH1 et sur MCH2 pour les budgets et les comptes passés et à venir. Finalement, ne pas sous-estimer le temps nécessaire à ce type de projet. Le boursier, déjà accaparé par ses tâches habituelles, qu’il effectue parfois à temps partiel, n’aura que peu d’heures à consacrer à ce changement. Pour les petites communes comme pour les grandes, les tâches et les procédures seront touchées. À ce titre, la commune d’Yverdon-les-Bains fait office de pionnier et se propose volontiers de les aider.
communal.ch / savigny
DES EPERVIERS VISIONNAIRES
Prenons, si vous le voulez bien, un peu de hauteur. C’est depuis les 906 m du point le plus haut de la commune de Savigny que nous allons nous pencher sur Lè Bon Ozî ou plus communément les Éperviers, nom donné aux citoyens du bourg. Avec ses villages de La Claie-aux-Moines et de Mollie-Margot, la commune de Savigny monte en puissance et en efficacité grâce à une administration active et à une gestion ambitieuse.
Le temps des changements
Si la migration des données informatiques de la commune s’était déroulée en août 2016, trois ans s’étaient écoulés entre le premier contact avec OFISA informatique et le démarrage du projet proprement dit. Rappelons que les toutes premières relations avec le spécialiste informatique avaient débuté en 1995 déjà. Remplacer l’ancien programme par la nouvelle solution de communal.ch, constituée des logiciels
NEST et ABACUS, était devenu une priorité pour la Municipalité et ses responsables administratifs. La vision d’un changement en deux phases a prévalu. La partie salaires fut réalisée dès 2015. S’ensuivirent, en août 2016, la deuxième phase puis la totalité restante du projet.
Des échanges fructueux
À la suite de fructueux contacts auprès de plusieurs collègues boursiers, et plus particulièrement de M. ClaudeAlain Chuard, responsable financier de la commune de Pully, Savigny fut conseillé et conforté dans ses choix. La solution communal.ch retenue, le projet entre OFISA informatique et la commune de Savigny prit son envol. Avec Mme Laurence Libal, au contrôle des habitants avec NEST, Mme Cecilia Leuba et M. Bertrand Pasche aux finances avec ABACUS, la migration avait débuté. Avec vigilance et rigueur, cette transition, toujours délicate, s’est avérée au final très bien maîtrisée par les trois utilisateurs.
Facturation de l’eau
L’eau est un bien précieux et doit se gérer avec efficacité et sagesse. Depuis vingt ans, les facturations d’eau et d’épuration s’effectuent selon les divers règlements de la commune. Dans ce domaine, le logiciel NEST a parfaitement rempli son rôle dans la gestion et la facturation des compteurs. Et si, sur les hauteurs du Jorat, le froid de l’hiver s’annonce plus tôt qu’ailleurs, ce ne sont pas les 3276 Éperviers qui s’en plaindront.
partenaire / CMI
Partenaire d’OFISA Informatique depusi une année, CMI, avec ses logiciels CMI AXIOMA, offre une palette d’applications spécifiques et très ciblées aux entreprises, aux collectivités publiques et aux administrations. Abordons, dans cette seconde Brochure aux communes, les points forts des logiciels CMI de gestion des procès-verbaux et des affaires.
Gestion des procès-verbaux
Points forts :
- Système d’autorisation par rôle pour l’accès aux séances
- Gestion et planification des organes et séances
- Création automatisée de lettres types, d’extraits de procès-verbaux, etc.
- Possibilité optionnelle d’extension avec l’annuaire des autorités, le décompte des jetons de présence ou Mobile Clients.
Gestion des affaires
Points forts :
- Assistant pour une ouverture facile des affaires
- Modèle pour les affaires récurrentes
- Gestion des documents, y compris fonction de publipostage
- Listes des rappels et des cas en suspens
Vous trouverez de plus amples formations sur www.o-i.ch/marche-public/
aisge / bdi
AISGE: LES CINQ PILIERS DE L’EDUCATION
Lorsqu’on parle de gestion intercommunale scolaire réunissant cinq communes, une population d’un peu moins de 10 000 habitants et 1044 élèves, on imagine une organisation relativement complexe. Mais malgré le fait de devoir gérer de nombreux secteurs tels que les cantines, les transports scolaires, les ressources humaines, les bâtiments et les équipements associés, tout est sous contrôle.
Ce ne sont pas Mme Demininque Althaus, secrétaire générale de l’Association Intercommunale scolaire de Genolier et environs (AISGE), et ses deux collaboratrices qui diront le contraire. D’ailleurs, la particularité dans le fonctionnement d’une association telle que l’AISGE, par rapport aux communes, c’est qu’il n’y en a pas, dans le mode de gestion administrative, tout en répondant aux spécificités de chacune des communes membres. Si OFISA informatique possède une longue expérience de développement, d’intégration et de valorisation de nombreux logiciels de gestion, sa proximité avec les bourses et les secrétariats communaux est aussi un atout majeur pour une association intercommunale scolaire de plus de trente collaborateurs.
Un parcours en parallèle
C’est en 2003 qu’un important tournant s’effectuait à l’AISGE : l’acquisition et l’installation d’un nouveau logiciel polyvalent de gestion. L’ERP BDI-Communes s’est alors inscrit comme la solution la plus optimale. Ayant fait ses preuves dans maintes administrations de moyennes et petites tailles, le concept même de BDI-Communes offrait d’innombrables capacités : migration aisée des données, basculement des critères propres aux différents dicastères, adaptation des applications, etc. De plus, ce choix offrait des possibilités de développement quasi illimitées. La structure globale se calquait donc parfaitement sur les grandes fonctions intercommunales telles que le plan comptable, la gestion du site internet, les PV, les moyens de recherches, les statistiques, l’archivage, etc. Et bien d’autres métiers inhérents au bon fonctionnement de l’institution. Soit un référentiel parfaitement adapté aux exigences des communes, des associations intercommunales et du canton.
La force est dans l’union
Si les tâches d’un secrétariat intercommunal scolaire se limitent à un secteur précis, un partenariat informatique solide permet une vue d’ensemble, ou parfois sélective, du contexte général. Toujours à la disposition des différents échelons des municipalités. Les nécessaires et réguliers contacts avec les divers délégués des cinq communes, toutes équipées BDI-Communes (Conseil intercommunal et Comité de direction), permettent ainsi de parler le même langage. Bref, un outil facile et performant déchargeant ses utilisateurs et leur apportant, grâce au service technique et OFICLOUD, une tranquillité d’esprit dans les utilisations quotidiennes, la sauvegarde des données et une veille constante sur les technologies qui y sont liées. www.aisge.ch
Infos clients / ofisa*
OFISA informatique s’agrandit
Afin de répondre à l’accroissement important de collaborateurs et à des besoins plus importants de formation, nous avons été contraints d’augmenter notre espace de travail. Nos locaux ont doublé de surfaces afin de mieux nous organiser et vous servir avec l’apport d’une grande salle de formation afin d’assurer un meilleur service à nos clients. La réception se trouvant maintenant au rez-de-chaussée a été aménagée de manière à optimiser l’accueil de notre clientèle et dispose d’un
espace de bienvenue pour nos visiteurs. Le téléphone fixe, quant à lui, a été relégué au musée au profit de casques sans fil qui nous ont rendus plus autonomes et interactifs.
Infos clients / Club des utilisateurs
UNE PREMIERE REUSSIE
Le 14 novembre 2017 OFISA informatique a organisé son 1er Club des utilisateurs au sein de l’Hôtel Mövenpick, à Lausanne. Le succès était présent avec plus de 75 participants. Cet événement annuel s’adressait à tous les clients ABACUS et NEST, indépendamment de leur secteur d’activité, de leur taille ou des modules utilisés.
Les objectifs de ce Club des utilisateurs sont multiples :
- permettre d’informer les clients des nouvelles fonctionnalités des produits
- constituer également un canal de communication privilégié entre l’éditeur, le partenaire et ses clients
- faciliter le partage des expériences entre utilisateurs
- collecter bon nombre de renseignements et le retour des utilisateurs sous un angle différent.
Ces échanges d’informations, de connaissances et de réalisations entre entreprises et communes utilisatrices se font au travers de présentations ou d’ateliers sur des thèmes précis.
OFISA informatique se réjouit de partager son enthousiasme avec vous dans une ambiance conviviale lors du prochain Club des utilisateurs, courant 2018 et ne manquera pas de vous informer prochainement à ce sujet.
Info clients / site web
SITE WEB D’OFISA INFORMATIQUE : LA CLE
L’extrême proximité de l’information est aujourd’hui fondamentale. Elle doit se décliner avec rapidité, clarté et efficacité. Si l’homme reste le vecteur principal de tout contact, le site web d’une société se doit d’être le lien majeur, l’accès premier à tout échange.
Par son actualisation fréquente et son dynamisme, le nouveau site web informe sur les trois différents marchés de notre société : les administrations
publiques, les régies immobilières et les PME. Sans oublier le département support et le service technique à disposition des utilisateurs. De plus, les expériences clients qui s’y trouvent mettent en lumières les différentes réalisations mise en œuvre au fil du temps.
www.o-i.ch
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