édito
FAISONS LE CHEMIN ENSEMBLE
Il y a sept ans, alors tenus de renouveler notre palette de solutions logicielles, s’est posée la question suivante : développer ou intégrer ?
La voie de l’intégration est très vite apparue. Ne pas réinventer la roue. Se remettre en question. Choisir des logiciels suisses et adopter les meilleures solutions disponibles pour chaque domaine communal devenait évident, cela afin de garantir leur pérennité et une couverture optimale des besoins.
NEST de la firme INNOSOLV pour la partie métier, administrant 2,5 millions d’habitants, ainsi qu’ABACUS, équipant plus de 300 communes pour la partie financière, sont vite apparus comme de solides compagnons de route pour construire les bases de notre nouvelle solution communal.ch. Grâce à ABACUS, les RH, la CRM, la gestion du temps, des stocks, des immeubles et bien d’autres options enrichissent désormais notre palette de produits. D’autres partenaires plus spécialisés, tels que I-COM ou CMI, viennent de nous rejoindre et complètent notre offre.
Les premières communes, Aubonne, Pully, Gimel, Belmontsur-Lausanne, le CEG, notre partenaire équipant les communes neuchâteloises, ont très vite adhéré au projet, et nous les en remercions aujourd’hui chaleureusement. De nouvelles communes nous rejoignent régulièrement afin de bénéficier pleinement de ce vent de modernité et nous confortent ainsi dans nos choix. Progressivement, nous transférons nos clients sur ces nouveaux logiciels. L’intégration des communes valaisannes se profile en collaboration avec le CIGES, notre partenaire sédunois.
Notre chemin n’est pas facile ! Il est parsemé de virages, de côtes, de dévers et de nouveaux paysages. Mais notre équipe, que je tiens à remercier spécialement pour son engagement, s’agrandit et se renouvelle. Le tissu communal a changé. Le contrôle de l’habitant est interconnecté, les finances doivent réagir rapidement, les budgets sont redimensionnés, le temps est de plus en plus précieux, nous contraignant à adapter sans cesse les processus et nos compétences. Le temps du logiciel universel a vécu. ISO20022, passerelles cantonales, Amicus, B2B, e-facture, protection des données, sécurité, tels sont quelques-uns des challenges qui nous incitent à répondre quasi mensuellement à l’évolution de l’informatique.
Et un nouveau paramètre se profile désormais : la mobilité. Tablettes et smartphones deviennent des outils indispensables s’intégrant à leur manière dans bon nombre de processus. Avec le recul, 2018 sera probablement l’année de l’entrée en force ces nouvelles interfaces dans les ERP. Cependant, équipés des meilleurs logiciels, nous sommes en marche et traçons notre route.
OFISA informatique prospère. De nombreuses réussites et de nouveaux projets jalonnent notre parcours. Nous voulons, par le biais de cette première édition de notre newsletter et de celles qui suivront régulièrement, vous faire partager nos carnets de route qui illustrent notre souhait : faire le chemin ensemble !
BDI-COMMUNE
AVOIR LE FOURNISSEUR QUE L’ON MERITE
Lorsqu’une commune de 452 habitants en 1987 passe à près de 2 000 aujourd’hui, elle dut faire preuve d’un remarquable sens de l’anticipation et des réalités pour optimiser son système informatique. Servion, outre son zoo, son Tropiquarium et son célèbre Théâtre Barnabé, possède une solide envie de développement.
Sous l’impulsion de M. Gilbert Cuttelod, alors syndic de Servion et actuellement responsable informatique, la commune souligna l’importance de choisir une entreprise compétente, efficace et surtout proche. L’esprit régional, quoi que l’on en dise, est un ciment solide, particulièrement lorsque l’on parle de proximité et de confiance. Le côté financier n’était pas non plus à négliger. Plusieurs sociétés spécialisées étaient alors entendues, mais les prérequis techniques et financiers restèrent rigoureux. Ce fut OFISA informatique SA qui parut correspondre idéalement au profil souhaité. Le logiciel BDI-Communes fut alors adopté dans son intégralité. OFISA informatique SA connaissait clairement les exigences des responsables : conseils et soutien continus, réactivité totale, proximité et discours adapté. Servion fit ainsi partie des premières communes vaudoises à s’être équipée du logiciel BDI-Communes.
Adopter un nouveau logiciel n’est pas anodin. On y trouve assurément les paramètres actuels de base et les outils de gestion des nombreuses applications telles que finances, comptabilité, contrôle des habitants, taxes, immobilier, personnel, etc. Mais les facettes plus évolutives comme les développements et leur adaptabilité aux exigences de notre temps n’étaient pas à négliger. Ni d’ailleurs les besoins concrets des utilisateurs. Par chance, les objectifs du responsable informatique purent aisément s’adapter à l’évolution de l’outil Microsoft ACCESS et ainsi parler le même langage avec toutes les parties.
OFISA informatique avait aussi plusieurs buts fondamentaux à atteindre : créer un esprit de logique et de confiance, être disponible en permanence, rester à l’écoute et surtout rassurer chacun. Le résultat ne se fit pas attendre : le succès. Et les cent septante communes utilisant le logiciel BDI-Communes ne diront pas aujourd’hui le contraire. Chaque année, de nouvelles municipalités sautent le pas sans aucun regret !
Main dans la main
Même en adoptant une technologie de gestion moderne et efficace dans sa forme et ses nombreuses applications, une commune n’en est pas moins gérée par des femmes et des hommes. Ils découvrirent qu’une collaboration transparente et proactive était un passage obligé pour obtenir de bons résultats. Traverser des étapes de tous types telles que la compatibilité avec les logiciels cantonaux, l’harmonisation des registres (LHR) avec l’automatisation des transferts d’informations (ATI) ou encore les fusions de communes ne fut pas chose facile, mais OFISA informatique sut être à la hauteur. C’est surtout grâce à cette confiance réciproque et à ce réel sentiment de sécurité que les utilisateurs du logiciel BDI-Communes peuvent dormir sur leurs deux oreilles.
S’il fallait mettre en évidence les qualités principales d’un logiciel de gestion, ce serait :
SA SIMPLICITÉ
Quelques heures de formation pour prendre en main BDI-Communes.
SON ÉVOLUTION DANS LE CADRE D’UN DÉVELOPPEMENT PERMANENT
Sur cinq ans, plusieurs développements ont été mis en œuvre sur BDI (extranet, extension du guichet virtuel, statistiques et recherches, procès-verbaux, caisse, initiatives et référendum, permis de construire, RC pers., mini GED, etc.).
UN SERVICE TECHNIQUE RAPIDE ET EFFICACE
Une disponibilité permanente et efficace de l’équipe BDI et des collaborateurs du service technique.
DES ÉCHANGES AVEC D’AUTRES UTILISATEURS
Les séances utilisateurs contribuent largement à la création de liens avec l’équipe BDI et favorisent les échanges.
OFICLOUD
Le ciel sans nuages
Peut-on considérer la commune de Chéserex, village de 1 225 habitants au pied du Jura, comme importante ou de petite taille ? Une réponse précise n’est pas évidente, car une bonne gestion ne se mesure pas en nombre de citoyens ni en limites géographiques, mais en efficacité. C’est là la responsabilité première d’une équipe administrative compétente au service de sa population.
Le temps des questions
Il y a deux ans maintenant, les autorités communales ont pris la décision, en étroite collaboration avec Pierre-Yves Aubert, boursier communal et préposé au contrôle des habitants, d’effectuer une réflexion de fond quant à l’évolution des moyens informatiques de la
commune et des solutions à adopter. Très au fait des paramètres de gestion en entreprise, ils souhaitaient allier, dans leur parc informatique, efficacité, rentabilité et facilité d’utilisation, le tout sous une forme unique, adaptative et durable.
La tranquillité de l’esprit
Si le nouveau système devait répondre à toutes les exigences quotidiennes propres à l’administration communale, il devait être simple, mais avant tout sûr. C’est alors que l’option d’hébergement OFICLOUD se présenta. Car une commune désirant externaliser et déléguer la gestion complète de son parc informatique a aujourd’hui une solution : un hébergement parfait grâce à OFICLOUD. Ce concept présente de très nombreux avantages : une disponibilité 24 h/24 (hors fenêtres de maintenance), des coûts maîtrisés et une évolutivité constante, les facteurs de mobilité et de sécurité étant également assurés. La solution OFICLOUD offrait ainsi une garantie globale non négligeable.
« Il faut juste peser sur ON »
Plus de souci de gestion technique sur le site, plus de problème de migration ni de sauvegarde. Un contrôle rigoureux et évolutif était ainsi assuré par OFISA informatique SA par le biais de son service technique. « On ne s’occupe plus de rien », confirme M. Aubert. Et de rajouter : « C’est vrai que cela a un coût, mais quel soulagement de se savoir suivi, conseillé et assuré d’un fonctionnement 100% optimal, de tous les endroits du globe comme de mon bureau ou de mon domicile. De plus, la disponibilité totale et les interventions très rapides du service technique d’OFISA informatique nous ont confortés dans notre bon choix. Et, cerise sur le gâteau, conclut Pierre-Yves Aubert, on comprend ce qu’ils nous expliquent ! »
LA PAROLE AU SERVICE TECHNIQUE D’OFISA INFORMATIQUE
« Nous ne vous proposons pas LA solution, mais LES SOLUTIONS »
Des dizaines de clients nous font déjà confiance pour la mise en place et la gestion complète de leur parc informatique comprenant l’hébergement, la sauvegarde à distance des postes de travail ou des serveurs, les installations, les supports et les services. Nous proposons des solutions modernes, adaptées et pérennes. Notons aussi que tous les services d’externalisation proposés sont hébergés à 100% sur des serveurs en Suisse !
Chaque utilisateur a ses spécificités et nous savons comment y répondre grâce à :
OFISAFE : solution de réplication de sauvegardes à distance pour postes de travail et/ou de serveurs. Nous veillons ainsi à une sauvegarde sécurisée et complète de vos données, que ce soit sur votre poste de travail ou sur votre serveur avec la possibilité de réplication à distance sur nos propres serveurs.
OFICLOUD : solution d’hébergement pour la bureautique de type « poste de travail à distance » permettant l’externalisation et la délégation complète de votre parc informatique. Nous pouvons héberger l’ensemble de vos applications, vos données et votre messagerie sur nos serveurs sécurisés, vous permettant ainsi de vous concentrer sur votre métier, peu importe l’endroit où vous vous connectez.
OFIMAIL : hébergement de messagerie de type Exchange accessible partout dans le monde.
RAPIDO : enfin, nous assurons la maintenance de votre environnement informatique, vous garantissant ainsi une disponibilité maximale, sur demande ou dans le cadre de contrats d’entretien annuel. Grâce à ces accords, vous disposez d’une maintenance régulière dans vos locaux. Vous avez ainsi la garantie d’un fonctionnement optimisé, de mesures correctives proactives et d’un budget informatique maîtrisé.
IMPORTANT : Nous vendons, installons et maintenons les solutions performantes et professionnelles de nos partenaires (IBM, Lenovo, HP, Fortinet, Ruckus, NetApp, etc.). Nous vous proposons également une gamme de hardwares et d’équipements de dernière génération parfaitement adaptée aux logiciels choisis.
PARTENAIRE
DES LOGICIELS TRES CIBLES
Sans cesse à la recherche de solutions informatiques répondant au mieux à sa clientèle, communes ou entreprises, OFISA informatique vous présente son nouveau partenaire : CMI et ses logiciels CMI AXIOMA. Si en général les grands logiciels (ABACUS, NEST ou BDI) se « taillent la part du lion », d’autres, correspondant mieux à des applications plus ciblées, proposent des approches parfaitement adaptées et d’un riche potentiel.
Une situation dominante
Fondée en 1987 et forte de plus de cinquante collaborateurs, la société CMI se particularise par une solide présence en Suisse alémanique, dans seize cantons et près de cinq cents villes et communes. Ses applications telles que Gestion des archives, Jetons de présence, Annuaire des autorités, Gestion des procès-verbaux, ou encore Gestion des affaires forment une palette très complète d’outils de gestion au sein des administrations publiques et privées.
Diffusion globale
Qui dit efficacité dit aujourd’hui une totale adaptation aux vecteurs actuels et une mobilité sans faille. CMI, par le biais d’OFISA informatique, ne peut se permettre le développement du transfert d’informations sans compter sur les solutions mobiles pour tous les périphériques, du PC au smartphone, en passant par la tablette. Mais nous aurons assurément l’occasion de reparler de ce partenariat dans nos prochaines publications.
COMMUNAL.CH
LE HASARD VEUT QUE…
Quelles pourraient être les différences entre une administration communale et une autre administration communale ? Au premier abord, aucune. Comme leur vocation est d’être à l’écoute de chacun, tout citoyen doit pouvoir compter sur des gens compétents et réactifs. Mais parfois…
Tout est nouveau, ou presque
Prenons, par exemple, une administration qui, en 2016, par le hasard des départs en retraite, des départs tout court et des élections, se trouve confrontée à de très nombreux changements de collaborateurs. La situation prend alors un aspect particulier au fort goût d’urgence. Afin que ce goût se corse encore un peu plus, la décision de changement complet des logiciels de gestion a été prise dans les mois précédents. Avec ses 1488 habitants, les collaborateurs administratifs du village de Jongny, magnifique balcon sur la Riviera, allaient découvrir l’art subtil de se renouveler presque complètement sur le plan de leur structure humaine, mais aussi sur celui de leur fonctionnement. C’est là que l’efficacité reconnue d’un partenaire spécialisé et fiable s’imposait. OFISA informatique, grâce à sa solution communal.ch apportait à la toute fraîche équipe jongnyssoise les outils de gestion nécessaires.
Le bon dénominateur commun
Prenant appui sur ses deux piliers, ABACUS (finances) et NEST (métiers), le concept de communal.ch offrait aux utilisateurs une grande complémentarité permettant ainsi une excellente intégration des solutions retenues. Il proposait également une mise en œuvre décalée de la partie salaires, afin de s’adapter à un planning corsé. Ce concept informatique fédérateur permettait alors aux utilisateurs de tous horizons et d’origines professionnelles différentes une mise en application rapide et efficace. La toute nouvelle équipe avait peu de temps à consacrer à cet apprentissage express. Malgré son aspect plutôt novateur, les procédures de communal.ch s’avérèrent intuitives et d’une grande souplesse. Et la possibilité de paramétrer en commun ces logiciels répondant aux attentes actuelles permit, au fur et à mesure, de mieux s’adapter aux besoins du terrain.
Une vision à long terme
Le concept d’échanges pratiques entre plusieurs communes ne fut pas négligé. La standardisation de certains paramètres ABACUS et NEST reste d’ailleurs un objectif prioritaire d’OFISA informatique dans son approche de facilitation des nombreux contacts entre les divers partenaires régionaux et les institutions cantonales. Si la tentation de récupérer certaines anciennes applications bien confortables par le passé se présenta inévitablement, l’option de repartir de zéro s’avéra la meilleure solution. Une seule approche, solide et pérenne ne pouvait alors que s’imposer. Un développement serein de l’entité d’une commune est à ce prix… même en urgence.
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